大会主催者さん

実行委員会を作ったものの、ほとんどがマラソン経験もなければ、運営の経験も乏しいものでした。そのため、前回書きましたように「規約」「予算案」をつくり、また、ポスターの背景となる写真案、キャッチコピー案について話しました。その際、一緒に配ったのが「工程表」です。この工程表は配るのが早すぎました。できたら、幹事の5名だけで共有するだけで十分でしたが、ついつい「こういう準備、段取りができれば必ずやれる」と私自身への言い聞かせも含め、みんなに提示しました。みんなは「ふふーん」という感じでした。前置きは終わりまして、工程表については、エクセル表で作成しまして、
１企画素案
２実行委員会
　１）委員会要綱作成
　２）委員長、委員承諾
　３）大会概要確定
　４）通帳作成
　５）市、陸協、学校等あいさつ
３発注関係
　１）ポスター、パンフ、通知はがき
　２）看板、シール、名簿作成
　３）レンタル品
　４）計測関係
　５）ゼッケン
　６）保険加入
　７）表彰関係
　８）エントリー関連加入
４協賛
　１）協賛交渉
　２）参加賞、スタッフシャツ交渉
　３）寄付
５運営
　１）全体レジメ作成
　２）配置人数、受付方法（ボランティア）
　３）ポスター掲示依頼、パンフ配布
　４）会場づくり、レイアウト決定
　５）参加者状況確認
　６）発注状況確認
　７）情報更新（HP,facebook)
　８）市後援手続き等
　９）その他団体後援手続き等
　１０）指定管理者優予約手続き
６開催
　１）確認表（司会、スタート等）
　２）当日配置、作業レジメ配布
　３）開催
　４）閉会
７後片付け
　１）清掃、返却
　２）あいさつ回り
　３）精算
というようなものを縦に記入し、横は月日を
記載し、それぞれの項目の「始まり」と「終わり」を記載しました。特に、募集期間については、イメージしやすいよう違う色で表しました。あまり、細かいものだったと思いますが、今考えると、公園内ということもあり、安全面に対する考え方がほとんどなかったことがよく分かります。ただ、地域、陸上団体等の皆様方には、新参者として礼をつくすといったスタンスは当時から思っておりましたので、スケジュール的に初期からスタートさせました。次回はポスターに関するお話にします。おつきあいいただきありがとうございます！

2013-12-21 11:17:27.724944(ID:5073)